Huishoudelijk reglement

Vereniging  Duvelclub ’t Grensgeval

 

 

Voorafgaande opmerkingen:

 

• Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling en verduidelijking van de Statuten van de Vereniging “ Duvelclub ’t Grensgeval ” 19062021V0, zoals neergelegd ten overstaan van notaris Van Goethem te Hulst Nederland.

 

• Maatschappelijke Zetel.

Duvelclub ’t Grensgeval NL.

Keizersputstraat 3.

4575NL Overslag Nederland.

Info@tgrensgeval.com

www.tgrensgeval.com

 

 

In geval van conflict tussen de statuten en dit huishoudelijk reglement zal de inhoud van de statuten primeren.

 

 

 

Artikel 1 : Doel

 

• Het doel van dit huishoudelijk reglement is de praktische uitwerking en detaillering van de statuten.

 

Artikel 2  : Bestuur

 

• Bestuurt en vertegenwoordigt de vereniging in alle de vereniging aangaande zaken.
• Neemt bestuursbesluiten (zie de paragraaf ‘Bestuursbesluiten’ in dit huishoudelijk reglement);
• Kan voor bepaalde tijd werkgroepen/projectgroepen in het leven roepen. Dit slaat voornamelijk op zelfgeorganiseerde evenementen maar ook op participatie of medewerking  aan evenementen door derden georganiseerd.
• Noot: Een dergelijke groep bestaat uit ten minste één bestuurslid maar in in deze groep kunnen ook niet-bestuursleden plaatsnemen. Deze groepen worden ontbonden na financiële afrekening met de penningmeester en decharge op een bestuursvergadering;
• Beslist in ad hoc situaties individueel over uitgaven tot 100 euro;
• Ontstaat een vacature dan wel is een bestuurslid her verkiesbaar, dan kunnen nieuwe kandidaten uitsluitend op voordracht door één of meerdere zittende bestuursleden worden voorgedragen;
• Uitsluitend natuurlijke personen kunnen zitting nemen in het bestuur;
• Nieuwe bestuursleden worden benoemd gedurende een Algemene vergadering Kandidaat bestuursleden moeten in persoon op deze AV aanwezig zijn, dan wel een schriftelijke bereidverklaring aan de voorzitter hebben gestuurd;
• Alle bestuursleden spannen zich als geheel en als individu maximaal in om de vereniging als team te dienen

 

• Artikel 3 : Bestuursleden

 

3.1.       De voorzitter

 

• Heeft algemene leiding van de vereniging.
• Vertegenwoordigt de vereniging naar buiten toe.
• Overlegt met officiële instanties.
• Geeft leiding aan het bestuur.
• Is het eerste aanspreekpunt voor bestuursleden.
• Stelt in overleg met de secretaris de agenda voor elke vergadering op.
• Leidt de bestuursvergaderingen en de Algemene Ledenvergadering(en).
• Ziet er op toe dat beslissingen worden genomen in overeenstemming met de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement.
• Stelt, in goed overleg met de secretaris en de penningmeester, het beleidsplan op en herziet dit jaarlijks, voorafgaand aan de jaarvergadering.
• Coördineert en stuurt activiteiten.
• Ziet er op toe dat bestuursleden hun taken naar behoren vervullen en spreekt hen hierop aan indien dit niet het geval lijkt.
• Waakt over de goeie gang van zaken binnen het bestuur en de vereniging.
• Heeft een extra stem binnen het bestuur indien nodig.

 

3.2. De penningmeester

 

• Voert de financiële administratie.
• Waarborgt de continuïteit van de financiële administratie, met name in geval van opvolging.
• Stelt financiële overzichten op.
• Maakt het financiële gedeelte van het jaarverslag.
• Beheert de kas, de bankrekeningen en de eventuele spaarrekeningen.
• Onderhoud de contacten met de financiële instelling van de vereniging.
• Begroot inkomsten (inzamelingsacties) en uitgaven (evenementen) en voert op deze activiteiten tussentijds en na afronding financiële controle uit.
• Beslist zelfstandig over uitgaven tot 250 euro.
• Beoordeelt of gedane uitgaven en declaraties vallen binnen de jaarbegroting, de kaders van projectbudgetten en/of de in bestuursvergaderingen gemaakte afspraken.
• Controleert de betalingen van lidgelden en informeert hierover steeds de secretaris.
• Betaald alle uitgaven van de vereniging en documenteert de staving stukken van de uitgaven.
• Is verantwoordelijk voor alle financiële handelingen en voert hiervoor een transparante boekhouding.
• Legt steeds verantwoording af aan de voorzitter en het bestuur.

 

3.3. De secretaris

 

• Maakt van elke vergadering een verslag.
• Stelt het niet-financiële gedeelte van het jaarverslag op.
• Ontvangt alle binnenkomende post, rechtstreeks of via andere bestuursleden.
• Neemt kennis van en behandelt de post, schakelt waar nodig andere bestuursleden in om de post te behandelen en verzorgt de daaruit voortvloeiende correspondentie.
• Archiveert alle relevante documenten.
• Vervangt de voorzitter bij zijn afwezigheid.
• Beheert het adresboek voor het bestuur.
• Beheert het ledenbestand van de vereniging, in samenwerking met de penningmeester.
• Voert alle officiële communicatie uit naam van de club.
• Beheert de mailbox van de club.

 

3.4. De webmaster

 

• Beheert de website, die eigendom is van Duvelclub ’t Grensgeval : www.tgrensgeval.com
• Ziet erop toe dat deze beschikbaar en bereikbaar is.
• Beheert de structuur van de website, in samenspraak met gans het bestuur.
• Zorgt ervoor dat de inhoud van de website actueel en volledig is.
• Voert de eindredactie van teksten op de website en sociale media.
• Beoordeelt content die voor plaatsing op de website wordt aangeboden en overlegt met de voorzitter, indien deze niet voldoen aan beoogde doel van de vereniging.
• Onderhoud de contacten met hosting firma.
• Volgt de betalingen op voor de website en het club mailadres.
• Ziet erop toe dat de website en alle andere interne en externe communicatie voldoet aan de huisstijl.
• Onderhoudt contacten met hen die teksten of andere content voor de website en sociale media aanleveren.
• Is het aanspreekpunt voor alle bestuursleden op gebied van IT.
• Zorgt voor de technische kant van de IT van de vereniging.
• De webmaster voert de eindredactie over de nieuwsbrief en ziet toe op een regelmatige, tijdige verschijning ervan.

 

3.5 Public relations verantwoordelijke.

 

• Vervangt de voorzitter indien de secretaris ook afwezig is .
• Voert de externe communicatie uit naam van de club met het ganse bestuur.
• Onderhoud contacten intern-extern.
• Zorgt voor het ontwikkelen en aankopen van pr materiaal.
• Stockbeheer van het pr materiaal en uitgaven en inkomsten hieraan verbonden.
• Onderhoud de contacten van de club.
• Ondersteund het ganse bestuur over de ganse lijn.
• Deze functie is verweven met alle andere bestuursfuncties en is overkoepelend in deze.
• Onderhoud de banden met pr cel van Brouwrij Duvel Moortgat in NL en BE.
• Onderhoud de contacten met de pers.
• Organiseert events in samenwerking met het ganse bestuur team en de leden.

 

• Artikel 4 : Leden

 

• 1. Leden zijn natuurlijke personen die conform de statuten zijn toegelaten tot het lidmaatschap. De minimumleeftijd voor het lidmaatschap is 18 jaar.
• 2. Op voorstel van het bestuur kan de algemene vergadering een lid wegens zijn bijzondere verdiensten voor de vereniging het predicaat ‘erelid’ verlenen.
• 3. Het bestuur houdt een register bij waarin de namen, adressen en geboortedata van de leden zijn opgenomen.
• 4. Van deze leden wordt verwacht dat ze de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging naleven en dat ze zich jegens elkaar en de vereniging gedragen naar hetgeen door redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd en de belangen van de vereniging niet te schaden.

 

 

• Artikel 5 : Contributie

 

• De contributieregeling kent 1 tarief. De hoogte van de contributie wordt jaarlijks op de algemene ledenvergadering vastgesteld.
• 2.Degene aan wie het predicaat erelid is verleend, is vrijgesteld van het betalen van contributie.           
• 3.Het bestuur heeft de bevoegdheid het lidmaatschap namens de vereniging op te zeggen als na herhaalde schriftelijke aanmaning niet aan alle geldelijke verplichtingen zijn voldaan.

 

• Artikel 6 : Sancties

 

• In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, dan wel met de statuten en huishoudelijk reglement van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad.
• In geval van een overtreding, als bedoeld in bovenstaande paragraaf 1 a. kunnen de volgende straffen worden opgelegd:
• schriftelijke berisping : Wordt door het bestuur schriftelijk bekent aan het lid.
• Noot: Meervoudige schriftelijke berispingen kunnen leiden tot schorsing of royement van het lid.
• schorsing Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van één jaar worden opgelegd en wordt schriftelijk door het bestuur bekent.
• royement (ontzetting uit het lidmaatschap). Royement kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt.
• Nadat het bestuur tot royement heeft besloten, wordt de betrokkene zo spoedig mogelijk door middel van een brief met bericht van ontvangst met opgave der reden(en) van het besluit in kennis gesteld
• Van een door de vereniging opgelegde schorsing of royement kan de betrokkene binnen een maand na ontvangst van deze kennisgeving van het bestuur in beroep gaan. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.
• Wat betreft de schriftelijke berisping staat geen beroep open.
• Schade toebrengen aan de vereniging, leden, partners van de vereniging, geeft als gevolg dat het bestuur onmiddellijk vanuit de bestuurdersvergadering een lid kan verwijderen uit Duvelclub ’t Grensgeval, beroep is in deze niet mogelijk, lid zal hiervan schriftelijk worden verwittigd en krijgt de kans op gesprek met het bestuur, uitsluiting zonder terugbetaling van de contributie.
• Diefstal van de vereniging, leden, partners van de vereniging, heeft als gevolg onmiddellijk uitsluiting uit Duvelclub ’t Grensgeval, per direct, uitsluiting zonder terugbetaling van de contributie.

 

• Artikel 7 : Algemene vergadering (AV)

 

 

• 1.  Bijeenkomst van de jaarlijkse algemene vergadering
• Ieder jaar, in het eerste trimester na afsluiten van het boekjaar, wordt een AV voorzien. Deze AV hoort het jaarverslag van het bestuur en de beleidslijnen voor het komende jaar. Deze AV spreekt zich ook uit over de jaarrekening na toelichting door de penningmeester en de kas commissie.
• 2. Bijzondere algemene vergadering
• Afgezien van de jaarlijkse algemene jaarvergadering kan door minimaal 3 leden van het bestuur of een vertegenwoordiging van minstens 20% van de leden een buitengewone AV samengeroepen worden. Deze AV moet plaatsvinden binnen de 6 weken na het ontvangen door de bestuurssecretaris van de aanvraag.
• 3. Samenroeping van  een algemene vergadering ( Jaarlijks of bijzondere)
• De uitnodiging tot het bijwonen van een algemene vergadering wordt verricht via email aan alle leden van de vereniging, minstens dertig (30) kalenderdagen voor de vergadering en, wordt de vergadering bijeengeroepen door de raad van bestuur, ondertekend door de voorzitter en in voorkomend geval door de bijzonder gevolmachtigde. De uitnodiging bevat de agenda en de nodige toelichtingsdocumenten, bijv.  financieel overzicht, jaaroverzicht, overzicht activiteiten of evenementen, reden(en) voor bijzondere AV)
• Ten laatste vijftien (15) dagen voor de datum van de bijeenkomst, dienen, op verzoek van minimaal 3 bestuursleden of 20% van de leden bijkomende punten op de agenda te worden ingeschreven. De aanvullende agenda en de documentatie die er verband mee houdt, wordt binnen de acht (8) dagen aan alle deelnemers toegezonden.
• 4. Notulen van de algemene vergadering
• De notulen van de algemene vergadering worden opgesteld door de secretaris. Ze worden mede ondertekend door de leden van het bestuur.
• De notulen van de AV worden binnen een termijn van dertig (30) dagen na de algemene vergadering aan de deelnemers toegezonden.

 

• Artikel 8 : Financiële bepaling

 

• De vereniging heeft een zaklijke bankrekening bij ABN-AMRO bank Nederland.
• Deze bankrekening staat op naam van de vereniging, en heeft als gevolmachtigden:
• Voorzitter
• Secretaris
• Penningmeester

 

• Artikel 9 : Slotbepaling

 

 

• 1. Iedere wijziging in het actuele huishoudelijk reglement moet ter stemming worden voorgelegd aan een  Algemene vergadering waar deze verandering op de Agenda staat.
• 2. Artikel 7 van het huishoudelijk Reglement is hierop van toerpassing